Im Zuge des Ukraine-Konfliktes und damit einhergehend gestiegener Inflation sind erhöhte Energiekosten in aller Munde. Greift die Gaspreisbremse noch? Worauf muss bei der Nebenkostenabrechnung geachtet werden? Was darf abgerechnet werden und was nicht? Erfahren Sie hier, wie Sie eine korrekte und rechtsgültige Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, erstellen.
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Umlagefähige Nebenkosten sind Kosten, die Eigentümer für den Betrieb und die Instandhaltung des Gebäudes anfallen und auf die Mieter umgelegt werden können. Zu diesen Kosten zählen:
In Deutschland zahlen Mieter durchschnittlich 2,17 – 2,88 Euro pro Quadratmeter und Monat für diese umlagefähigen Nebenkosten, wobei diese Kosten seit den letzten verfügbaren Daten aus dem Jahr 2018 deutlich gestiegen sind.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Kosten auf die Mieter umgelegt werden können. Einmalige oder außergewöhnliche Ausgaben, Reparaturen oder Renovierungskosten, Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind davon ausgenommen. Der Mietvertrag muss eine detaillierte Auflistung der umlagefähigen Nebenkosten enthalten, und Vermieter sind verpflichtet, den Mietern eine jährliche Betriebskostenabrechnung zur Verfügung zu stellen, in der die Kosten transparent aufgeschlüsselt sind. Mieter haben das Recht, die Betriebskostenabrechnung auf Richtigkeit zu überprüfen und Belege für die einzelnen Posten einzufordern.
Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung müssen Sie als Vermieter bestimmte formale Anforderungen beachten, damit diese rechtsgültig ist. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass keine übermäßigen formalen Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung gestellt werden dürfen. Hier sind die wesentlichen Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:
Die Einhaltung dieser formalen Anforderungen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern dient auch der Vermeidung von Streitigkeiten mit Ihren Mietern. Eine korrekte und transparente Nebenkostenabrechnung stärkt das Vertrauensverhältnis und kann dazu beitragen, langwierige Auseinandersetzungen zu verhindern. Achten Sie darauf, alle relevanten Posten wie Warmwasserkosten und Verwaltungskosten korrekt und nachvollziehbar aufzuführen, um eventuelle Mietminderungen oder Widersprüche Ihrer Mieter zu vermeiden. Beachten Sie auch die Widerspruchsfrist des Mieters und stellen Sie sicher, dass die Abrechnung innerhalb des vorgeschriebenen Abrechnungszeitraums erfolgt.
Die Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, ist eine jährliche Aufstellung, die Vermieter erstellen müssen, um die von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen für Betriebskosten mit den tatsächlich entstandenen Kosten abzurechnen. Dies ist nicht nur eine vertragliche, sondern auch eine gesetzliche Anforderung, die durch § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt wird.
Um häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden, sollten Sie als Mieter folgende Punkte beachten:
Als Mieter haben Sie das Recht, innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung die Originalbelege, die der Abrechnung zugrunde liegen, einzusehen. Hierfür ist keine besondere Begründung gegenüber Ihrem Vermieter erforderlich. Zu den Originalbelegen zählen unter anderem Verträge, Kontoauszüge und Lieferscheine.
Der Umlageschlüssel für Nebenkosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Sollte eine solche Vereinbarung fehlen, erfolgt die Verteilung der Nebenkosten nach der Wohnfläche. Alternativ stehen Vermietern drei verschiedene Umlageschlüssel zur Verfügung, um die Nebenkosten abzurechnen:
Im Rahmen der Nebenkostenabrechnung haben Mieter bestimmte Fristen und Rechte, die es zu beachten gilt. Diese sind gesetzlich festgelegt und sollen Ihnen als Mieter die Möglichkeit geben, Ihre Nebenkosten effektiv zu prüfen und gegebenenfalls Einspruch zu erheben. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie im Auge behalten sollten:
Die genannten Fristen und Rechte sind wesentliche Bestandteile Ihres Mietverhältnisses. Es ist daher von größter Wichtigkeit, stets über diese informiert zu sein und die Rechte zu kennen, um sich vor ungerechtfertigten Forderungen zu schützen und um sicherzustellen, dass die Nebenkosten korrekt abgerechnet werden. Bei Unsicherheiten oder Fragen zur Nebenkostenabrechnung können sich Mieter an Mieterberatungsstellen wenden oder juristischen Rat einholen.
Die Digitalisierung der Nebenkostenabrechnung stellt für private Vermieter eine erhebliche Erleichterung im Immobilienmanagement dar. Sie vereinfacht nicht nur administrative Prozesse, sondern trägt auch dazu bei, Fehler zu reduzieren. Digitale Werkzeuge, wie sie auf Plattformen wie Objego.de angeboten werden, führen Sie in mehreren Schritten durch die Dateneingabe, einschließlich Mieterinformationen, Verträgen, Immobilien, Kosten und Verteilungsschlüsseln. Hier sind einige der Vorteile, die die digitale Betriebskostenabrechnung mit sich bringt:
Mieter haben weiterhin das Recht, die Originaldokumente anzufordern, um die Authentizität und Vollständigkeit der Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Ausnahmen gelten für Vermieter, die von ihren Dienstleistern ausschließlich digitale Dokumente erhalten. Plattformen wie »Vermieterwelt« bieten eine intuitive und anpassbare Methode zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen ohne Excel. Darüber hinaus ermöglichen digitale Portale, Softwarelösungen und intelligente Dokumentenmanagementsysteme die Erstellung, Speicherung und den Austausch von Abrechnungsdokumenten, wodurch eine hohe Datenqualität sichergestellt und die Bearbeitungszeiten minimiert werden.
LoRaWAN-basierte drahtlose Systeme (Niedrigenergieweitverkehrnetzwerke) ermöglichen Anwendungen über die Abrechnung hinaus, wie das Überwachen des Raumklimas, das Erkennen von Lecks und die Implementierung von Smart Home-, Smart Living- und Smart Care-Lösungen. Der letzte Schritt des Prozesses, die Bereitstellung der Nebenkostenabrechnung für Mieter über ein CRM-Portal oder eine App, kann ebenfalls Portokosten und Personalaufwand einsparen.
Die Digitalisierung der Nebenkostenabrechnung ist somit ein entscheidender Schritt hin zu einer effizienten und transparenten Immobilienverwaltung. Als Vermieter sollten Sie die Chancen nutzen, die sich durch die Verwendung von digitalen Lösungen bieten, um Ihre Betriebskostenabrechnung zu optimieren und den Abrechnungszeitraum sowie die Nachzahlung effizient zu verwalten, während Sie gleichzeitig Ihre Verwaltungskosten reduzieren und potenzielle Mietminderung vermeiden. Als Mieter profitieren Sie von einer schnelleren und klareren Übersicht Ihrer Nebenkosten und können Ihre Widerspruchsfrist besser wahrnehmen.
In Bezug auf die Nebenkostenabrechnung ist Transparenz und die korrekte Abwicklung für Mieter und Vermieter von entscheidender Bedeutung. Es bleibt festzuhalten, dass die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und die sorgfältige Überprüfung der Abrechnung unerlässlich sind, um Rechte zu wahren und Konflikte zu vermeiden. Zudem sollten Mieter ihre Einwände fristgerecht vorbringen, um mögliche Ansprüche geltend zu machen.
Mit Blick auf die Zukunft ist die fortschreitende Digitalisierung ein wichtiger Schritt, der Prozesse vereinfacht und beide Seiten vor Fehlern schützen kann. Die daraus resultierenden Vorteile wie Effizienzsteigerung und Zeitersparnis verdeutlichen, dass die Nutzung digitaler Werkzeuge für die Erstellung und Verwaltung von Nebenkostenabrechnungen zu einer immer wichtigeren Praxis sowohl für Vermieter als auch für Mieter wird.
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung enthält eine detaillierte Aufstellung aller angefallenen Nebenkosten für das Abrechnungsjahr. Sie muss transparent und nachvollziehbar sein, um dem Mieter einen klaren Überblick über die anfallenden Kosten zu verschaffen. Die Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter sollte fair und nachvollziehbar erfolgen, beispielsweise anhand der Wohnfläche oder Personenzahl.
Gemäß § 556 BGB hat der Vermieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung dem Mieter mitzuteilen.
Grundsätzlich können Betriebskosten, wie Heizkosten, Wasserkosten, Müllabfuhr, Grundsteuer, Versicherungen und Hausmeisterdienste auf den Mieter umgelegt werden.
In die Nebenkostenabrechnung gehören alle tatsächlich angefallenen und umlegbaren Kosten. Nicht umlegbare Kosten, wie beispielsweise Instandhaltungskosten, dürfen nicht enthalten sein.
Kosten für Schönheitsreparaturen und Instandhaltungsarbeiten gehören nicht zu den umlegbaren Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Ja, die Kosten für die Gebäudeversicherung können auf die Mieter umgelegt werden. Dies zählt zu den umlegbaren Betriebskosten, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist.
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Suze Orman